PDFs accesibles: qué son, por qué importan y cómo hacerlos bien

PDFs accesibles: qué son, por qué importan y cómo hacerlos bien

¿Qué es un PDF accesible y por qué te debería importar?

El PDF es el formato “comodín” de casi todas las organizaciones: informes, contratos, manuales, dossieres, presentaciones, material educativo… todo termina ahí.

El problema aparece cuando ese PDF no es accesible. En la práctica, significa que muchas personas no pueden usarlo bien o directamente no pueden usarlo:

  • Personas ciegas o con baja visión que utilizan lectores de pantalla.
  • Personas que navegan solo con teclado.
  • Personas con dificultades cognitivas que necesitan una estructura clara.
  • Personas mayores que ya se mueven en lo digital, pero con ciertas limitaciones

Además, en el sector público (y cada vez más en el privado) la accesibilidad digital no es opcional: viene marcada por normativa. No es solo “quedar bien”, es una cuestión de derechos y cumplimiento legal.

Características clave de un PDF accesible bien hecho

Un PDF accesible no es solo un PDF “bonito” o con el texto en grande. A nivel práctico debería cumplir, como mínimo, con estos puntos:

  1. El texto es texto de verdad, no una imagen escaneada

    Si no puedes seleccionar el texto, buscar una palabra o copiar una frase, es probable que sea una imagen. Para un lector de pantalla eso es como un folio en blanco.

  2. La estructura está etiquetada (con “tags”)

    El PDF tiene encabezados (H1, H2…), párrafos, listas y tablas correctamente marcados. Así, las tecnologías de apoyo pueden “entender” qué es título, qué es sección, qué es lista, etc.

  3. Tiene un orden de lectura lógico

    Lo que ves en pantalla (título, subtítulo, texto…) no siempre coincide con el orden interno de lectura del PDF. Un lector de pantalla seguirá ese orden interno; si está mal, el contenido se escucha desordenado.

  4. Las imágenes tienen texto alternativo

    Si una imagen aporta información (un gráfico, un esquema, un diagrama…), hay que describirla. Sin texto alternativo, para muchas personas esa información simplemente no existe.

  5. Buen contraste de color y tipografías legibles

    Nada de gris clarito sobre fondo blanco o mini textos. Mejor colores con buen contraste, tamaños mínimos de 11–12 puntos y fuentes sencillas.

  6. El documento es navegable

    Marcadores, índice, enlaces internos y una estructura clara permiten saltar entre secciones sin perderse.

Descubre por qué el PDF accesible importa y qué requisitos básicos debe cumplir.

Errores más comunes que vuelven inaccesible un PDF

Vamos a lo práctico: estos son los errores que vemos una y otra vez cuando revisamos PDFs.

  1. Escanear documentos y no pasarles OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres )
    • Resultado: el PDF es una foto. No se puede buscar, ni seleccionar texto, ni usar lector de pantalla.
    • Solución: aplicar OCR o, mejor aún, partir siempre de un documento digital.
  2. Maquetar sin estructura (todo como “Texto normal”)
    • Resultado: el PDF no tiene jerarquía de títulos ni secciones
    • Solución: usar estilos de encabezado (Título 1, Título 2…) antes de exportar a PDF.
  3. Usar tablas para maquetar, no para datos
    • Resultado: lectores de pantalla leen celdas sin sentido porque la tabla no contiene datos reales.
    • Solución: reservar las tablas para datos y usar maquetación normal para el diseño.
  4. Imágenes sin texto alternativo
    • Resultado: la información de un gráfico o esquema se pierde para quien no puede verlo.
    • Solución: añadir un texto alternativo corto y claro.
  5. Contrastes pobres y textos diminutos
    • Resultado: leer cuesta esfuerzo o es casi imposible.
    • Solución: colores con buen contraste y tamaño de letra suficiente.
  6. Enlaces genéricos tipo “haz clic aquí”
    • Resultado: cuando se listan los enlaces con un lector de pantalla, no se entiende a dónde lleva cada uno.
    • Solución: usar textos como “Descargar informe PDF accesible”, “Formulario de solicitud”, etc.
  7. Propiedades del documento sin rellenar
    • Sin título, sin idioma, sin información básica.
    • Solución: configurar al menos el título del documento y el idioma (por ejemplo, “es-ES”).

Cómo crear un PDF accesible desde Word o Google Docs

La mayoría de PDFs nacen en un editor de texto. Si el archivo de origen es accesible, el PDF lo tiene mucho más fácil.

  1. Estructura bien el contenido
    • Usa estilos de encabezado (Título, Título 1, Título 2…) en vez de subir de tamaño y poner negrita “a mano”.
    • Crea listas con la función de listas, no con guiones escritos uno a uno.
    • Usa el espaciado de párrafo en lugar de poner muchas líneas en blanco.
  2. Añade textos alternativos a las imágenes
    • Describe lo que aporta la imagen al contenido.
    • Si es decorativa (por ejemplo, un icono sin información clave), márcala como decorativa si la herramienta lo permite.
      Ejemplos rápidos:
    • ❌ imagen1.png sin descripción.
    • ✅ “Gráfico de barras con un aumento del 30 % de ventas entre 2023 y 2025”.
  3. Cuida tipografía y colores
    • Fuentes sencillas y tamaño mínimo de 11–12 puntos.
    • Evita abusar de las mayúsculas o de textos en cursiva muy largos.
    • Usa combinaciones de color con buen contraste.
  4. Pasa el comprobador de accesibilidad

    Word, PowerPoint y otros editores traen un comprobador de accesibilidad. Te avisará de problemas típicos: falta de texto alternativo, orden de lectura, etc. Es un paso rápido que ahorra muchos quebraderos de cabeza.

  5. Exporta a PDF sin perder accesibilidad
    • Usa “Guardar como PDF” o “Exportar como PDF” (no “Imprimir en PDF” si puedes evitarlo).
    • Asegúrate de marcar opciones del tipo “Documento con etiquetas para accesibilidad” si las hay.
Aquí verás errores típicos y los pasos para crear un PDF accesible desde tu editor de texto.

Ajustes finales de accesibilidad directamente en el PDF

Aunque lo hagas bien desde el origen, a veces hay que rematar:

  • Revisar y corregir el orden de lectura..
  • Comprobar que los encabezados están bien etiquetados (H1, H2, H3…) y no todos como “párrafo”.
  • Verificar que los marcadores coinciden con la estructura del documento.
  • Revisar enlaces y botones para que tengan textos claros y descriptivos.

Si trabajas con formularios en PDF, además:

  • Cada campo debe tener una etiqueta clara (nombre, correo, dirección…).
  • El orden de tabulación debe seguir el orden lógico del formulario.
  • Los mensajes de error deben ser fáciles de entender.

Cómo comprobar si tu PDF es realmente accesible

Algunas ideas para pasar de “creo que es accesible” a “sé que es accesible”:

  1. Prueba con un lector de pantalla

    Usa, por ejemplo, NVDA en Windows o VoiceOver en Mac. Navega con teclado, salta entre encabezados, revisa los enlaces. Si tú te pierdes, un usuario que lo necesita, más.

  2. Utiliza herramientas de validación de PDF accesible

    Hay herramientas que revisan si tu PDF cumple ciertos estándares y detectan errores frecuentes.

  3. Pide feedback a personas usuarias de tecnologías de apoyo

    Nada sustituye a la experiencia real. Un pequeño test con una o dos personas te puede dar pistas muy valiosas.

En estos puntos aprendes a rematar el PDF accesible y a verificar que de verdad lo es.

Ventajas de apostar por PDFs accesibles en tu organización

Convertir tus PDFs en accesibles no es solo “cumplir la ley”:

  • Mejora la experiencia de todas las personas, no solo de quienes tienen una discapacidad.
  • Hace tus documentos más fáciles de mantener: al estar bien estructurados, es más sencillo actualizarlos.
  • Refuerza tu imagen de marca como organización responsable y comprometida con la inclusión.
  • Evitas riesgos legales y quejas formales relacionadas con la accesibilidad.

¿Necesitas ayuda con tus PDFs accesibles? Así te acompaña accedeMe

En accedeMe sabemos que la accesibilidad puede sonar complicada… pero no tiene por qué serlo.

Podemos ayudarte a:

  • Revisar la accesibilidad de tus PDFs actuales y priorizar por dónde empezar.
  • Corregir documentos clave (formularios, informes, documentación interna o pública).
  • Formar a tu equipo para que cree desde el principio PDFs accesibles y no haya que “parchear” después.

Dudas que siempre aparecen con los PDFs accesibles

¿De verdad tengo que hacer accesibles todos mis PDFs?
+
Lo ideal sería que todos los PDFs fueran accesibles, pero en la práctica sabemos que no siempre se puede hacer todo de golpe. Una forma realista de empezar es centrarse primero en los PDFs más utilizados, como formularios, modelos o documentos públicos, y asegurarse al mismo tiempo de que todo lo nuevo que se vaya creando ya sea accesible desde el principio. Así vas reduciendo la montaña poco a poco, sin frenar el trabajo diario.
¿Es lo mismo un PDF accesible que un PDF con OCR?
+
No es lo mismo. El OCR convierte una imagen escaneada en texto reconocible y ese es un paso importante, pero no suficiente. Un PDF al que se le ha aplicado OCR puede seguir sin estructura, sin encabezados bien definidos y sin textos alternativos en las imágenes. En cambio, un PDF accesible cuida todos esos aspectos: estructura lógica, orden de lectura correcto, tratamiento de imágenes, enlaces comprensibles y otros detalles que facilitan el uso a todo tipo de personas. El OCR ayuda, pero por sí solo no convierte un PDF en accesible.
¿Puedo tener un PDF muy visual y seguir siendo accesible?
+
Sí, es posible tener un PDF muy visual y que siga siendo accesible. No hace falta renunciar a un diseño atractivo, pero es importante que ese diseño no dificulte la lectura. Para ello conviene utilizar colores con buen contraste, tamaños de letra que se lean bien y una distribución del texto que deje respirar al contenido. También es fundamental que la información importante que aparezca en imágenes tenga su equivalente en texto, de manera que nadie se quede sin esos datos aunque no pueda ver la imagen.
¿Hay herramientas gratuitas que me ayuden con esto?
+
Sí, existen herramientas gratuitas o con versiones sin coste que pueden ayudarte a revisar la accesibilidad de un PDF, analizar su estructura interna y detectar problemas frecuentes. Además, muchos editores de documentos que ya usas en el día a día, como Word o Google Docs, incluyen un comprobador de accesibilidad que resulta muy útil como primer filtro antes de generar el PDF.
¿Por dónde empiezo si nunca he trabajado la accesibilidad?
+
Si nunca has trabajado la accesibilidad, lo más práctico es empezar por lo básico y avanzar poco a poco. Un buen punto de partida es usar correctamente los estilos de título y las listas en tus documentos, añadir descripciones a las imágenes que aportan información relevante y revisar que el tamaño del texto y los colores facilitan la lectura. Después, al exportar a PDF, es importante mantener las etiquetas de accesibilidad para conservar esa estructura. Y si en algún momento lo ves complejo, puede ser útil contar con apoyo externo para revisar tus primeros documentos y ganar seguridad.

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